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5 dicas para conduzir uma reunião
13 set

5 dicas para conduzir uma reunião de forma mais eficiente

Parte fundamental na rotina da maioria das empresas, as reuniões são indispensáveis para alinhar a equipe, desenvolver estratégias, compartilhar resultados, entre outros pontos importantes. Reunir o time e chamar todos para uma conversa pode até parecer simples, mas saber conduzir uma reunião é mais complicado do que se imagina.

Ao contrário do que muitos gestores pensam, os principais aspectos de uma boa reunião envolvem mais qualidade do que quantidade. E para que o encontro seja produtivo, conduzir a reunião com foco nos objetivos garante muito mais assertividade do que apenas chamar os colaboradores para cumprir um padrão ou norma pré-estabelecida.

Será que sua empresa está sabendo conduzir as reuniões da maneira correta? Ou será que seus colaboradores saem mais confusos do que antes?

Para resolver esse problema confira a seguir a lista que separamos com algumas dicas para sua empresa conduzir reuniões de forma mais eficiente.

5 dicas para conduzir uma reunião com mais objetividade e eficiência

1) Nem todo assunto precisa de reunião

Antes de marcar um encontro com o time faça a seguinte pergunta: a equipe realmente precisa de uma reunião para dar continuidade nas ações? Se a resposta for “não” não tenha medo de desmarcar ou deixar o encontro para uma próxima oportunidade.

Inclusive, esse é um ponto em que muitos gestores falham: nem sempre é necessário interromper as atividades e reunir os colaboradores para conseguir informações ou comunicar alguma coisa. Às vezes um simples e-mail já cumpre a tarefa.

Antes de aprender a conduzir uma reunião do jeito certo é necessário garantir sua necessidade e urgência. Por isso, nada de reunir os funcionários para falar mais do mesmo!

2) Comunique o tema da reunião com antecedência

Os colaboradores precisam saber qual é a pauta da reunião antes dela começar.

Assim, os participantes conseguem se preparar, separar documentos, equipamentos, anotações e qualquer outra informação relevante para aquele momento.

Na maioria dos casos, o grande intuito de conduzir uma reunião é alinhar as informações. Nada mais desagradável do que esquecer uma informação importante ou pausar a conversa só porque alguém precisa procurar algo, não é mesmo?

A não ser em casos excepcionais, como um tema urgente, por exemplo, o ideal é compartilhar a pauta com os colaboradores com antecedência, apontando os principais assuntos que serão abordados.

3) Seja objetivo

Depois de ter certeza de que é realmente necessário reunir o time, a principal característica para conduzir uma reunião com eficiência é ser objetivo.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a reunião não precisa ser longa para ser produtiva. E reuniões curtas não significam que o assunto não seja importante.

Ir direto ao ponto garante a atenção de todos e faz com que ninguém perca tempo efetivo de trabalho com algo que poderia ser resolvido em menos tempo ou em algum outro formato.

Além disso, conduzir reuniões de forma mais objetiva é capaz de mudar a própria percepção da equipe sobre os encontros. Em empresas onde as reuniões são feitas com frequência, o objetivo pode se perder e a reunião em si pode se tornar cansativa e desnecessária, desmotivando a equipe.

Quando os colaboradores sabem que o tempo será produtivo, a participação e o entendimento de que as reuniões “levam a algum lugar” contribui para uma visão mais positiva dessa ferramenta.

4) Favoreça o diálogo

Reunião não é a mesma coisa que palestra!

Muitos colaboradores têm uma visão ruim sobre reuniões porque, em muitos casos, só uma pessoa fala (o chefe), sem dar espaço para outros pontos de vista de quem está na linha de frente do trabalho.

Quer conduzir uma reunião mais produtiva e eficiente? Deixe o monólogo de lado e abra espaço para a troca saudável de ideias, favorecendo a participação de todos que queiram compartilhar opiniões sobre os temas abordados.

5) Encerre a reunião com uma tarefa

Você já saiu de uma reunião sem fazer a menor ideia de qual era o motivo de todos estarem ali e sem saber o que fazer em seguida?

Além de ser fundamental ter estratégias na manga para conduzir a reunião, é importante que os participantes entendam para que ela serve – e isso vai muito além de conhecer os principais tópicos do encontro.

Uma boa alternativa para finalizar a reunião é delegar tarefas aos colaboradores, de preferência com um tempo determinado. Assim, fica mais fácil assimilar a importância daquele momento e quais resultados são esperados a partir dele.

Como você pode perceber, conduzir uma reunião eficiente depende de diversos fatores.

Lembre-se que é sempre muito importante contar com um espaço bem equipado para receber a equipe da melhor forma possível. Aparelhos eletrônicos, ar condicionado e um ambiente aconchegante, além de contribuir para uma experiência agradável, garantem um encontro mais produtivo.

Agora que você já conhece essas dicas vai ficar mais fácil conduzir o time e transmitir os principais objetivos da reunião com facilidade e profissionalismo!

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